Le découpage MECE
Mutuellement exclusif, collectivement exhaustif : sans doublon ni trouPrincipe formalisé chez McKinsey par Barbara Minto dans les années 1960. Quand on découpe un problème, les morceaux ne doivent pas se recouvrir (sinon on compte deux fois) et doivent tout couvrir (sinon on rate la cause). Ton comité demande : « Pourquoi notre résultat baisse-t-il ? » Choisis les branches de ton analyse.
Choisis des branches à gauche.
Les catégories socioprofessionnelles de l’Insee
Pour décrire la population active française, l’Insee crée en 1954 la nomenclature des catégories socioprofessionnelles, refondue en 1982 puis en 2020. Sa règle de base : chaque actif est classé dans une catégorie et une seule, et chaque actif trouve sa place. Agriculteurs, artisans, cadres, professions intermédiaires, employés, ouvriers : les cases ne se recouvrent pas et couvrent tout le monde. C’est ce qui permet d’additionner les catégories sans compter deux fois, et de comparer les recensements d’une décennie à l’autre.
À retenir : un bon découpage se vérifie par l’addition. Si la somme des branches ne redonne pas le total, il y a un trou ou un doublon.
Source : Insee, nomenclature des professions et catégories socioprofessionnelles (PCS), versions 1954, 1982 et 2020.
Les découpages qui marchent presque toujours. Une formule (chiffre d’affaires = clients × panier × fréquence), un processus (avant, pendant, après), un contraire (interne, externe), un segment (par marché, par produit).
Le faux ami. « La concurrence » n’est pas une branche : c’est une cause qui peut agir sur le prix comme sur les volumes. Elle se range sous les branches, pas à côté.
Trois à cinq branches. Au-delà, l’auditoire décroche. Regroupe.
L’arbre de problèmes
Descendre de branche en branche jusqu’à la causeUn découpage MECE, répété sur plusieurs niveaux, donne un arbre. À chaque nœud, on regarde les chiffres et on ne descend que dans la branche qui bouge. On évite ainsi d’ouvrir tous les dossiers à la fois. Le chiffre d’affaires d’une chaîne de magasins a baissé de 12 %. Trouve pourquoi, en un minimum de clics.
John Snow et la pompe de Broad Street
Fin août 1854, le choléra tue des centaines d’habitants du quartier de Soho, à Londres. On pense alors que la maladie vient du « mauvais air ». Le médecin John Snow ne cherche pas partout : il note l’adresse de chaque mort et constate que les décès se regroupent autour d’une pompe à eau, celle de Broad Street. Il obtient qu’on en démonte la poignée. Sa carte devient un classique de l’épidémiologie.
À retenir : on ne descend pas dans toutes les branches. On suit celle où les chiffres bougent, jusqu’à une cause sur laquelle on peut agir.
Source : John Snow, On the Mode of Communication of Cholera, 2e édition, 1855.
Suis la variation, pas la taille. La plus grosse branche n’est pas forcément celle qui bouge. Compare toujours à la même période l’an dernier.
L’arbre des hypothèses. Variante des cabinets : chaque branche est une hypothèse à confirmer ou infirmer avec une analyse précise.
S’arrêter au bon niveau. On descend jusqu’à une cause sur laquelle quelqu’un peut agir. Ici : la politique de remises.
La pyramide de Minto
La conclusion d’abord, puis les arguments, puis les faitsBarbara Minto, The Pyramid Principle, 1987. Un lecteur pressé veut savoir d’abord ce que tu recommandes, ensuite pourquoi, enfin sur quelles preuves. Nous écrivons souvent dans l’ordre inverse, celui de notre enquête. Range ces sept phrases dans la pyramide.
Amazon remplace les slides par des notes de six pages
En juin 2004, Jeff Bezos interdit les présentations PowerPoint aux réunions de son équipe de direction. Chaque sujet arrive sous forme d’une note rédigée, d’environ six pages au plus, que tout le monde lit en silence en début de réunion. Pour un nouveau produit, Amazon va plus loin : on écrit d’abord le communiqué de presse du lancement, puis les questions-réponses. On commence par la conclusion, ce que le client obtiendra, et on remonte vers les moyens.
À retenir : écrire oblige à structurer. Partir du résultat voulu, puis justifier, c’est la pyramide appliquée à la conduite de projet.
Source : Jeff Bezos, lettre aux actionnaires d’Amazon, 2017 ; Colin Bryar et Bill Carr, Working Backwards, 2021.
Une idée par niveau. Chaque argument résume les faits qu’il porte, et la conclusion résume les arguments. Si ça ne résume pas, la pyramide est fausse.
Le test de l’ascenseur. Si le directeur ne lit que la première phrase, sait-il quoi décider ? Sinon, réécris le sommet.
Pour des slides. Le titre de chaque slide est une phrase qui affirme, pas un thème. « Lyon est rentable dès la 2e année », pas « Analyse financière ».
L’introduction SCQR
Situation, complication, question, réponseL’autre outil de Minto, pour les introductions. On part de ce que l’auditoire sait déjà (situation), on montre ce qui a changé (complication), on formule la question que ça pose, puis on donne la réponse. Quatre phrases suffisent pour ouvrir une réunion ou une note. Compose la tienne.
Elle s’écrit ici au fur et à mesure.
Steve Jobs présente l’iPhone
Le 9 janvier 2007, à la Macworld de San Francisco, Steve Jobs ouvre sa présentation en quatre temps. Situation : tout le monde a un téléphone, et les « smartphones » existent déjà. Complication : ils ne sont pas si intelligents et sont difficiles à utiliser, avec leurs claviers en plastique figés. Question implicite : peut-on faire mieux ? Réponse : un iPod, un téléphone et un appareil internet réunis dans un seul appareil à écran tactile.
À retenir : avant de donner la réponse, on fait sentir le problème. L’auditoire attend alors la solution au lieu de la subir.
Source : Keynote d’Apple, Macworld Conference & Expo, 9 janvier 2007.
La situation n’apprend rien. C’est voulu : on part d’un terrain d’accord. Si elle surprend, c’est déjà une complication.
La question est souvent implicite. À l’oral on peut la sauter, mais l’écrire force à vérifier que la réponse y répond.
Le même schéma que les histoires. Un quotidien, un problème qui surgit, un enjeu, une issue : c’est aussi la structure d’un bon pitch.
Le mail qui obtient une réponse
La demande en premier, une seule, avec une dateL’armée américaine l’appelle BLUF, bottom line up front : l’essentiel en tête. C’est la pyramide appliquée au mail. Ton lecteur reçoit des dizaines de messages par jour et en lit beaucoup en diagonale sur son téléphone. Réécris ce mail de dix lignes pour qu’il obtienne une décision.
La phrase cachée du dernier niveau d’une slide
Pendant le vol de la navette Columbia, en janvier 2003, des ingénieurs analysent l’impact d’un bloc de mousse sur l’aile. Une slide conclut en titre que les essais vont plutôt dans le sens de la sécurité. L’information décisive, à savoir que le morceau était bien plus gros que ceux des essais, figure tout en bas, en petits caractères, au dernier niveau d’une liste à puces. La navette se désintègre au retour le 1er février. La commission d’enquête cite cette slide comme exemple de communication défaillante.
À retenir : ce qui compte doit être en tête et formulé comme une phrase claire. Un point décisif enterré sous des puces n’est pas lu.
Source : Columbia Accident Investigation Board, rapport, volume 1, août 2003 ; Edward Tufte, The Cognitive Style of PowerPoint, 2003.
L’objet est le premier message. « Validation budget salon — réponse avant jeudi » dit tout. « Point salon » ne dit rien.
Une demande par mail. Deux demandes, et l’une des deux est oubliée. Fais deux mails.
Le contexte en dessous. Il reste là pour qui veut, après la demande. Pas avant.
MECE
Sans doublon ni trou. Une formule est souvent le meilleur découpage.
L’arbre
Descendre seulement dans la branche qui bouge.
Pyramide et SCQR
Conclusion d’abord, arguments ensuite, faits enfin. Et une intro en quatre temps.
Le message
La demande en premier, une seule, avec une date.
Le rédacteur pyramide
Atelier Un outil pour tes vrais mails et tes vraies notesÀ toi. Remplis les cases avec ton vrai sujet : ce que tu demandes, pourquoi, sur quelles preuves, avant quand. L’outil assemble le mail ou la note dans le bon ordre, la conclusion d’abord, et vérifie sept règles de structure. Copie le résultat dans ta messagerie. Tout est sauvegardé dans ton navigateur.
Introduction SCQR (facultative mais conseillée)
Ton message, prêt à copier
Remplis au moins la réponse pour voir le message se construire.
Pour aller plus loin
- Barbara Minto, The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking, 1987 (édition française : Le principe de la pyramide).
- Ethan M. Rasiel, The McKinsey Way, 1999.
- Kevin P. Coyne, Shawn T. Coyne, Brainsteering, 2011.
- Kabir Sehgal, « How to Write Email with Military Precision », Harvard Business Review, 2016.